Как сменить телефонию в Битрикс24: план переезда без простоя и потерь звонков

Если коротко — когда нынешняя не устраивает. Но это очевидный ответ. Давайте разбираться глубже: что именно приводит к решению сменить телефонию для Битрикса.

Нехватка возможностей. Допустим, интеграция с Битрикс24 не работает как надо. Или вы хотите настроить IVR, подключить аналитику звонков, закупить симки для бизнеса — а ваш провайдер такое не поддерживает. Можно, конечно, обратиться к сторонним сервисам, запилить кучу интеграций и создать единого трансформера из тысячи частей, но такой киборг-убийца очень легко сломается, если хоть одна его деталь перестанет работать. Куда удобнее, когда все нужные функции есть в одном личном кабинете.

Баги и сбои. Конкретнее — когда половина звонков теряется, потому что у оператора лежат серверы. Или в Битрикс не доходят данные из АТС, из-за чего менеджеры путаются в клиентах. А ведь хочется, чтобы телефония просто работала и чтобы не приходилось тратить время на постоянную борьбу с багами.

Высокие цены. Бывает, что тариф на первый взгляд стоит дешево, но из-за скрытых доплат в итоге приходится платить вдвое больше. Некоторые провайдеры берут сверх тарифа за интеграцию с Битриксом, подключение функций и хранение записей. Итог один: работа с нынешней АТС не укладывается в бюджет. Приходится менять телефонию.

Отсутствие диалога с провайдером. Компания приходит к оператору и говорит: вот здесь есть проблема, помогите разобраться. А провайдер отказывается искать решение, кидает отписки или вообще молчит. Рано или поздно это утомляет компанию до такой степени, что она решает уйти.

Окончание срока договора. Этот пункт скорее практический: логичнее проводить миграцию телефонии в Битриксе, когда старый договор истек. Бумажной волокиты меньше, да и потери по деньгам могут быть ниже.

Сама по себе смена телефонии в Битриксе — дело простое. Специалист отключает один виджет и подключает другой. Но к переезду нужно еще и подготовиться. Давайте разберемся, что делать до смены телефонии в Битриксе. Поговорим об организационных моментах и о том, как избежать неприятных сюрпризов вроде простоев.

Перед переездом стоит определиться с новой телефонией. Предложений много — сравните несколько, выберите, что подходит вам по условиям.

Вот на что смотреть, чтобы новая телефония была удобнее прежней.

Первый момент — очевидный: проверьте, чтобы в АТС были нужные вам функции и интеграция с Битриксом :) Об этом можно сразу спросить у поддержки сервиса или прочитать на его сайте. Но есть и другие нюансы — их тоже важно учесть.

Сложность подключения. Для Битрикса у большинства операторов есть готовая интеграция. Чтобы ее установить, достаточно скачать нужный модуль и связать CRM с личным кабинетом телефонии. Но тут вопрос в том, насколько удобен сам кабинет: постарайтесь проверить это еще до начала работы.

Бюрократия. Если новый оператор с ходу предлагает заполнить целую гору документов — подключение будет долгим. И наоборот: чем проще оформление, тем быстрее вы сможете связать Битрикс24 с новой телефонией и начать работать.

💡 Мы в Сипуни упростили оформление насколько смогли. Если вы приходите со своим номером — вам даже не понадобится заключать договор. Просто купите тариф и подключите АТС к Битриксу. Если номер вы тоже покупаете, договор нужен, но большую часть возни с документами мы берем на себя: вам нужно только указать в кабинете информацию о компании и подписать договор по ЭДО.

Работа службы поддержки. Ее можно базово оценить еще по первому контакту. Если на ваши вопросы не отвечают или кормят завтраками — велик риск, что и в процессе работы будет так же. Еще стоит проверить график работы поддержки: если вопрос возник в пятницу, ответа не хочется ждать до понедельника.

Тарифы и их наполнение. Обычно в тарифы на телефонию для Битрикса включена полная интеграция с CRM. Стоит учесть:

Хорошо, если вы принимаете решения один. Но если нет — решение о переводе Битрикс24 на новую телефонию нужно обсудить с коллегами.

Вы наверняка лучше нас знаете, как устроена коммуникация в вашей компании, поэтому советов, что говорить, давать не будем. Но дадим пару подсказок, что учесть во время диалога:

Кроме ЛПР, стоит проконсультироваться и с другими сотрудниками. Например, с техническим отделом — насколько сложно ему будет взять на себя еще и настройку миграции. Плюс стоит обсудить детали — например, понадобится ли вам помощь стороннего интегратора.

Если у вас есть подключенная к Битриксу телефония, значит, есть и номера, с которых вы звоните и на которые принимаете звонки. Обычно компании покупают их у провайдера своей АТС. Технически они принадлежат оператору, так что при смене нужно решить, как быть с номерами.

Вариантов два: оставить у оператора или забрать с собой.

Если вы решите отказаться от старых номеров — нужно будет покупать новые, менять блок контактов на сайте, внутри самого Битрикса, в визитках и на рекламных баннерах. Еще можно заплатить нынешнему провайдеру за переадресацию на новый номер, но это дополнительные расходы.

Правда, есть нюанс: покупка новых номеров быстрее, чем перенос старых. Если вы хотите по максимуму избежать простоев, выбирайте этот вариант.

Лучше не отрубать старые номера резко, иначе можете потерять часть обращений. Какое-то время стоит поработать и с новыми, и со старыми номерами одновременно, чтобы клиенты успели узнать, что контакты компании сменились.

Если вы заберете номера с собой, их можно подключить к новой АТС двумя способами.

Перенос номера занимает больше времени, чем подключение по SIP, зато все ваши платежи будут идти одному провайдеру. Не возникнет путаницы, когда за номер вы платите одному контрагенту, а за телефонию — другому.

Если вы сохраните номер и подключите его по SIP к новой телефонии — в случае проблем придется разбираться с бывшим провайдером. Лучше вести дела с одной организацией: так удобнее, меньше хаоса и проблем. Так что рекомендуем мобильные номера перенести, а городские и федеральные купить у выбранной телефонии.

Расторжение договора может занять больше времени, чем кажется на первый взгляд. Бывают случаи, когда операторы начинают затягивать сроки, убеждать клиента остаться или требовать множество документов.

Тут у нас есть два совета:

После этого можно приступать: расторгать договоры, договариваться с новым провайдером и настраивать интеграцию с Битриксом.

Вообще, процесс подключения немного различается у разных провайдеров. Поэтому для примера возьмем Сипуни — вот как все будет выглядеть с нами. Подробнее мы рассказали в инструкции «С чего начать», а здесь приводим основные моменты.

Сначала вы регистрируетесь в личном кабинете. Смотрите, что вам нравится, а что нет, при необходимости сразу начинаете настраивать АТС.

Вы выбираете тариф, покупаете или переносите номера. Если решили купить номера в Сипуни — заключаете договор. Мы максимально упростили и ускорили этот процесс, так что работать вы сможете начать почти сразу.

Если у вас свои номера, договор не нужен вообще. Достаточно зарегистрироваться, оплатить лицензию и настроить АТС.

Когда все готово — можно подключать телефонию к Битриксу. Про подключение интеграции в нашей базе знаний есть подробная инструкция.